search
top

10 lời khuyên hữu ích để tổ chức sự kiện thành công

Nếu bạn đã từng tổ chức sự kiện, bạn sẽ biết rằng không phải mọi thứ đều được lên kế hoạch và bạn phải đối mặt với nhiều thử thách khác nhau. Vì vậy bạn cần có những kỹ năng nhất định để tổ chức thành công một sự kiện. Bài viết 10 lời khuyên hữu ích để tổ chức sự kiện thành công này thực sự dành cho bạn

1. Xác định mục đích 

Có vẻ khá rõ ràng nhưng đáng để có một cách tiếp cận quan trọng đối với vấn đề này. Xây dựng mục tiêu của bạn càng cụ thể càng tốt: bạn có muốn truyền đạt kiến ​​thức cho người tham gia không; bày tỏ lòng biết ơn đối với các đối tác; gây quỹ cho một dự án hoặc cung cấp cho khách niềm vui thẩm mỹ? Định dạng của sự kiện sẽ phụ thuộc vào câu trả lời: khái niệm, thời gian và thời lượng, phân phối vai trò trong nhóm, cách bố trí hội trường, phục vụ và âm thanh.

Cố gắng không bị mắc kẹt trong các định dạng truyền thống. Hãy xem qua những điều không quan tâm, định dạng PechaKucha, TED, các bữa ăn theo chủ đề, các sự kiện trực tuyến, các sự kiện ngoài trời. Điều quan trọng là định dạng của bạn giúp đạt được mục tiêu của sự kiện.

2. Quan tâm đầy đủ đến việc lập kế hoạch

Kế hoạch nên bao gồm hậu cần, nội dung và quảng bá sự kiện. Tạo một tài liệu có sẵn cho toàn bộ nhóm, nơi mỗi thành viên sẽ có thể thấy các nhiệm vụ của những người khác và bức tranh lớn. Đầu tiên, chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ chính, sau đó bổ sung chúng càng chi tiết càng tốt dưới dạng các bước cụ thể phải hoàn thành. Điều quan trọng là chỉ định khung thời gian trong kế hoạch: thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Nó thường được đánh giá thấp và chuẩn bị đi chậm hơn bạn mong đợi.

3. Dự thảo ngân sách của bạn có tính đến các tình huống không lường trước được

Nhìn vào danh sách các nhiệm vụ và phản ánh chúng trong ngân sách của bạn. Nó cũng đáng suy nghĩ về một dự trữ trong trường hợp không lường trước được. Ví dụ, có một sự cố trong công việc của tôi khi trời mưa vào ngày diễn ra sự kiện ngoài trời. Chúng tôi phải thay đổi ngay lập tức vị trí và vận chuyển tất cả các thiết bị và đồ nội thất. Tốt hơn là suy nghĩ về những điều như vậy trước và chuẩn bị cho chúng về tài chính.

Xem thêm: Ý tưởng sáng tạo và độc đáo xây dựng hình ảnh doanh nghiệp

4.Tạo hiệu ứng wow

Nếu bạn muốn làm khách hàng ngạc nhiên, hãy suy nghĩ về mọi thứ đến từng chi tiết nhỏ nhất: cách họ đăng ký, ai sẽ chào hỏi người tham gia và cách chơi nhạc, bạn có góc ảnh thú vị nào, cách trình bày của bạn và cách trình bày Đội của bạn đã mặc quần áo, phải làm gì trong giờ nghỉ.

Ví dụ, trong quá trình đăng ký, người tham gia có thể được cung cấp cơ hội tham dự một lớp học ngắn, chơi trò chơi hoặc xem video thông tin.

Cố gắng làm mọi người ngạc nhiên và tạo ra hiệu ứng wow, vượt quá mong đợi của họ trong những điều bình thường nhất. Đây chính xác là những gì tạo ra cảm giác của một sự kiện.

5. Kiểm tra vị trí và có kế hoạch B

Luôn luôn kiểm tra vị trí trong người ngay khi giai đoạn lựa chọn. Vào thời điểm bất ngờ nhất, nó có thể bật điều hòa không hoạt động tốt trong hội trường, không có nhà vệ sinh cho người khuyết tật hoặc thiết bị sẽ không qua cửa. Do đó, kiểm tra các vấn đề như vậy trước.

Khi tôi tổ chức một hội nghị cho 50 người và một giờ tham gia sự kiện, chủ sở hữu của không gian đã yêu cầu rời khỏi nơi này mà không đưa ra bất kỳ lời giải thích nào. Cuối cùng, chúng tôi đã trải qua một khóa đào tạo kéo dài một giờ với những người tham gia ở một công viên gần đó, cho đến khi chúng tôi tìm thấy một không gian mới. Bạn có thể nghĩ rằng một tình huống như vậy sẽ không xảy ra với bạn, nhưng tốt nhất là luôn có kế hoạch B.

Trên đây là 5 trong 10 lời khuyên hữu ích để tổ chức sự kiện thành công. <còn tiếp>

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

top